[2022-09-23]
物业公司如何应对行政检查及处罚
物业公司如何应对行政检查及处罚
文/陈康康
物业服务企业在日常经营的过程中经常会面对行政主管部门检查甚至被处罚的情况，很多一线的物业员工对行政处罚只有笼统的印象，面对行政主管部门的检查往往惊慌失措，不知如何是好。笔者将结合行政管理相关法律法规和物业服务企业日常经营中最常见的场景，提出物业服务企业应对行政检查、处罚的建议。
物业服务企业如何应对行政检查？
物业服务企业作为小区的信息中转站，经常会面对很多行政部门的检查。不少物业服务企业的员工戏称物业服务企业是“背锅侠”，需要解决建设单位、业主、业委会、供水公司、供电公司、通讯公司、电梯维保单位、消防维保单位等各种纠纷，稍有不慎不仅影响业主满意度，还会遭受行政处罚。
避免行政处罚或降低被处罚的概率，最重要的就是理清小区内各项风险事项的责任主体，之后积极督促或者配合整改，以小区的长治久安作为各方主体的共同目标。
内部及时报送
无论整改责任主体是否为物业服务企业，只要收到行政主管部门的整改来函，应该尽快在项目及公司内进行上报。若能沟通取得行政部门检查人员姓名、工号、联系方式等必要信息可一并报送，避免信息不同步。对于需要公司/项目签字确认的内容，应和项目负责人确认后再签字，不可未经审查随意签收行政部门发出的待确认内容的文书。
及时通知责任方
收到函件后，应第一时间（不超过当日）将函件知会到可能的相关责任方（包括但不限于建设单位、业委会、电梯维保单位、消防维保单位、保安保洁外包单位等），避免因信息传递不到位或不完整而产生不必要的风险和损失，发挥专业作用，推动责任方解决问题。
做好过程记录与存档
所有在物业服务企业接收函件后的操作均应做好记录与资料存档，包括向相关方知会、相关方签收函件、物业公司整改或配合动作、对主管部门的回函等，避免因记录不完整给物业服务企业带来风险和损失。
主动发现问题，变被动为主动
市政供水、供电、煤气等配套设施，即便已经完成抄表到户，配套设施设备仍归属市政主管部门管理。物业服务企业各项目日常也应按巡查工作要求，尽量先于主管部门发现问题，从而变被动为主动。
涉及人身健康、人身安全的，应当采取紧急避险举措
如涉及客户人身健康、人身安全的问题事项，如水源被污染等，物业服务企业可在告知业主后，采取避险举措，如停止供水；同时采取临时或替代性应对方案解决，然后再协调相关方资源采取长期性解决方案处理整改问题。
内部信息速拉通，外部资源可协调
如涉及人身财产安全等重大问题项，或行政处罚的预通知、整改通知书等现场生成并下发的，物业服务企业项目负责人在完成上述动作外，还需同步拉通公司管理层、法务、品牌等部门沟通处理措施，并尽可能协调供方资源及各类公共关系提前解决。
处罚已下发，沟通不公示
若行政处罚不可避免，物业服务企业应尽量与主管部门沟通将尽快完成整改，不要上网公示处罚的具体信息，降低负面影响。
消防管理处罚防范
物业服务企业应当按照法律及合同约定提供消防安全防范服务，加强消防培训及宣传，严格按照消防法律法规及公司内部消防管理制度操作，并定期开展消防演习，建立防火巡查记录。
严格按照消防安全重点单位关于消防安全的规定履行消防安全职责，确定消防安全管理人且上岗前要检查相关资质证件，建立消防人员档案。
物业服务企业要定期对消防设施及时检查，确保完好无损，并保留检查记录，发现消防设施设备损害或者不符合相关法律法规规定的情况，及时维修整改，消除隐患。对管理区域内的共用消防设施和疏散通道、安全出口、消防车通道进行维护管理，及时劝阻和制止占用、堵塞、封闭疏散通道、安全出口、消防车通道等行为，劝阻和制止无效的，立即向公安机关、消防部门等主管部门报告。
物业服务企业按照合同约定做好住宅小区共用消防设施的维护管理工作，并指导业主依照有关规定使用住宅专项维修资金对住宅小区共用消防设施进行维修、更新、改造。加强电动车停放充电引发火灾的防范常识宣传和典型火灾案例警示教育，引导群众增强消防安全意识，禁止违反法律法规的规定停放电动车和为电动车充电。
物业服务企业应当妥善保管消防安全防范服务相关记录，包括但不限于劝阻违规停车通知、违规停放充电照片、共用消防设施维修记录、消防演习通和照片等相关材料。
在外接项目时，检查消防主机、报警系统等消防设施是否存在不能使用等问题，做好风险切割，如存在问题，应提前与业委会沟通整改方案筹集资金来源，避免后期因涉及维修金额较大，无法整改。
在确认发生着火事件时，第一时间报火警，以免因延迟报火警造成事故损失扩大而承担民事及行政责任，同时如预判可能有人员伤亡的情况拨打120急救电话。同步派人检查消防通道是否畅通，及消防设施是否能够正常运行。
法规参考：
《中华人民共和国消防法》第十八条、第二十九条
公安部《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》第十条
公安部《消防监督检查规定》第三条、第三十一条
公安部《关于规范电动车停放充电加强火灾防范的通告》
电梯（特种设备）管理处罚防范
加强电梯维保服务的管理，如妥善保存维保服务中形成的单位资质许可、维保人员的《特种设备作业人员证》、维保记录、服务过程中防护措施照片等。注意电梯维保单位的资质证照应“始终在有效期内”，若证件有效期不足以覆盖服务期，物业管理人员需书面提示其办理换证。
应与取得从事电梯安装、改造或修理等单位签署电梯维保服务合同，招标文件及合同明确合同总价是否包含年检费用。
制作管理项目的电梯年检日期台账，清晰了解每部电梯的年检时间，并确保检验合格后投入使用。对特种设备要定期严查、保养，对检查不合格的设备要第一时间暂停使用，并向业主大会/业主委员会申请维修或更换。严禁使用不合格或者多次发生异常情况的特种设备，如果出现异常情况，要第一时间排查隐患，消除事故风险。
对达到报废条件的特种设备要按照规定进行报废，并办理使用登记证书注销手续，严禁继续使用该类设备。
法规参考：
《中华人民共和国特种设备安全法》第八十四条
国务院《特种设备安全监察条例》第五十一条、第八十三条
物业服务收费处罚防范
严格按照政府规定、物业服务合同等约定收费，不随意收费，不重复收费。
定期公示收费项目、收费标准、服务内容、服务质量等事项，接受业主监督。
按照当地价格主管部门（市场监督管理局物价科、发改委等）的要求，对物业费收费、停车场收费标准等法定需备案的内容进行备案。制订物业费标准时应当确认符合当地法规和政府要求，部分地方法规规定超过一定服务标准可以按照高出限定价格收取物业费，但需要及时向主管部门备案。如项目符合情况，应当在签订物业服务合同前及时完成备案。
如当地法规明确要求进行一费制收取物业费，不应在基础物业费上叠加其他名义费用，使得总物业费收费单价金额超过政府规定限价。
严格按照国家法律法规的要求开具发票，并及时、准确进行财税申报，平时应注意设置自查机制，及时发现风险事项并进行纠正。
物业服务企业不得拒收现金，否则将面临巨额罚款。
法规参考：
《中华人民共和国价格法》第四十一条、第四十二条
国务院《价格违法行为行政处罚规定》第九条、第十三条
国家发展和改革委员会会、（原）建设部《物业服务收费管理办法》第六条、第七条
国务院《中华人民共和国发票管理办法》第三十五条
《中华人民共和国中国人民银行法》第十六条、第三十二条、第四十六条
保安管理处罚防范
妥善保存监控影像资料、报警资料，不得随意使用、删改、扩散。
安保人员应持证上岗（《保安员证》），统一穿着保安员服装、佩戴保安员标志。新保安员入职时，需严格审核资质，并及时将新入职保安员名册至公安部门备案；未取得保安员证的，人事部门应整合资源，尽快安排考证。
对安保人员进行入职前无犯罪背景调查，不招聘有各类“前科”的人员。
不得在本单位以外或者物业服务区域外使用安保人员。如公司法定代表人变更需及时变更《自行招用保安员单位备案证明》，变更时明确保安服务范围在本公司物业服务区域内。
法规参考：
国务院《保安服务管理条例》、第二十五条、第四十二条、第四十三条
二次供水不达标处罚防范
物业服务企业对行政主管部门送达的风险提示函件等应全面响应，及时自查自纠，降低风险的后续发酵。
日常工作中要对水质定期进行检测，确保水质达到国家正常使用标准。
建立并完善小区二次供水设施的运行、清洗、消毒和安全保障制度，明确二次供水设施管理人员的职责。
定期开展小区二次供水设施的自查自纠，认真做好二次供水设施的管理、维护、修缮工作。
水池（箱）每半年至少由专业清洁机构清洗消毒一次，并取得检测合格证明。
积极配合政府有关部门推进小区的二次供水提标改造工程和抄表到户工作。
做好建筑小区红线范围内的排水检查井、井盖、雨水口、化粪池等设施的日常巡检，发现问题及时报告并采取相应应急措施。
发现违法接驳、违法排水等行为的，应当及时制止并向区排水主管部门报告。
法规参考：
建设部《城市供水水质管理规定》第七条、第二十九条
垃圾分类处罚防范
建立生活垃圾分类投放责任制和日常管理制度，并接受市容环境卫生行政主管部门的监督检查。
开展生活垃圾分类知识宣传，指导、监督单位和个人分类投放生活垃圾。
按照有关规定设置、清洁和维护生活垃圾收集容器。
将分类投放的生活垃圾交给生活垃圾收集、运输单位，实行中转收集、运输的，分类运送至指定收集站（点）。
督促生活垃圾收集、运输单位分类管理垃圾。对不按照规定分类投放生活垃圾的单位和个人，生活垃圾分类投放管理责任人应当予以劝导，并督促改正。
法规参考：
《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》第十九条、第五十条、第八十五条、第一百零三条
《中华人民共和国循环经济促进法》第九条
国务院《城市市容和环境卫生管理条例》第二十八条
结语
行政法规千千万，百密一疏也常见。物业服务企业面临的行政检查很多，部分地区行政主管部门一出事就找物业服务企业的惯性思维一时也很难改变。但无论行政部门怎么做，物业服务企业都需要不断完善自身的管理体系，在前期通过《物业服务合同》、《承接查验协议》、《风险切割协议》、《管理规约》等书面性文件明确小区内各主体的权利与义务，尽可能理清楚各主体之间的法律关系，而不是把所有的责任一股脑地归在物业服务企业身上，让物业服务企业承担起“不可承受之重”的管理责任。
原载于《现代物业》下旬刊2021年第12期/总第549期