[2025-02-23]孙婧：业主共有资金模式下物业服务企业风控要点

孙婧：业主共有资金模式下物业服务企业风控要点

　　为规范业主共有资金的权属，明确业主共有资金的使用与管理原则，2020年3月1日，深圳市人大常委会修订通过的《深圳经济特区物业管理条例》(下称“条例”)正式实施，首次以立法的形式提出“业主共有资金”的概念，主要包括共有物业收益、物业专项维修资金、物业管理费、业主依据管理规约或者业主大会决定分摊的费用四个部分，同时包含“其他合法收入”作为概括、兜底条款。除规范业主共有资金的概念和范围外，条例还分别从提供前期物业服务的企业设立业主共有资金共管账户及接受筹备组、业主大会对共有资金的监督；业主共有资金来源与使用限制；前期物业服务合同期间，住宅物业管理费实行政府指导价;业主共有资金用途；对违反资金使用的禁止性规定的处罚；业主共有资金管理及安全保障及共有资金账目的公示频次等多个角度，对业主共有资金模式的实施进行了全面的规定。

　　2020年6月11日，深圳市住房和建设局编制《深圳市业主共有资金会计核算指引》，规范了本市物业管理活动中业主共有资金的使用管理和信息公开，维护了业主对共有资金使用管理的知情权和监督权。

　　2020年7月1日，深圳市住房和建设局同步制定实施了《深圳市业主共有资金监督管理办法》，进一步完善了业主共有资金的监管内容。

　　截至2024年8月23日，深圳市已有3085个小区开设共有资金账户，其中基本账户436个，共管账户2838个，物业服务企业建立的共管账户占绝对多数，可见在业主共有资金模式下，目前资金的管理者和服务的提供者仍然是物业服务企业。对我们物业服务企业在财务管理、信息披露以及合理合法利用业主共有资金提出了更明确的要求。因此，本文结合业主与物业服务企业关于共有资金的纠纷案例，分析在业主共有资金模式下，物业服务企业管理共有资金的合规要点。

　　2013年1月21日，某花园业委会与A物业公司订立了《物业管理服务委托合同》约定A物业公司为该花园小区提供物业服务，2019年6月30日，A物业公司退出某花园小区。某花园小区主张A物业公司应当移交退出小区时公共收益共管账户中的余额340,738.73元，而A物业公司为维修某花园小区住宅共用部位及公共设施设备支付了工程款49,698元，主张该笔工程款应当于从公共收益共管账户中扣除，应当移交的金额为扣除工程款后的291,040.73元。双方因此产生纠纷，A物业公司不服一审判决，上诉至深圳市中级人民法院。本案争议焦点在于物业公司主张的维修费用能否在小区公共收益资金中抵扣？经过两次庭审审理，深圳市中级人民法院作出民事判决，认为：“维修费用的支出涉及全体业主的利益，是否需要维修、使用什么经费均需经过相关程序决定或者授权，且某花园业委会也不予以确认，因此A物业公司主张的维修费用是否合法有效尚不确定，A物业公司在本案主张抵消，事实和法律依据不足。”

　　在本案中，对共有资金的支出信息披露同时也是对物业服务公司自身利益的保护。业主共有资金的支出用于公共部位及公共设施的维修，在程序上应当注意，除物业专项维修资金以外，业主大会可以在一定金额范围内授权业主委员会决定业主共有资金的使用。根据《深圳经济特区物业管理条例》第七十条、《深圳市业主共有资金监督管理办法》第二十二条等法规、规范性文件的规定，共有资金的使用范围应包括物业服务费用、年度预算支出、财务审计费用等合法费用。物业公司在使用共有资金时，应当提前编制使用计划，提交业主大会审议通过后使用。对业主共有资金的大额资金(10万元以上)支出，应当提前十日公示资金支出需求。业主、监事会或者监事对大额资金的支出有异议的，应当在公示期内书面提出异议，账户开户单位应当书面答复异议并进行相关资金转账操作。业主委员会、占业主总人数百分之二十以上的业主或者物业服务企业可以提出业主共有资金的使用提案，按规定程序提交业主大会进行表决。使用提案应当包括业主共有资金用途、预算、项目实施时间安排、监督方式以及是否需要审计等内容。因此，物业服务企业在合理使用业主共有资金时也需经业主大会决定或授权，并通过制定本物业项目的共有物业和业主共有资金使用与管理办法和财务管理制度，明确共有资金的范围，使用和审批流程。

　　物业服务企业管理共有资金过程中也存在涉及刑事责任的可能性。2009年3月9日，被告人叶某某与真某、陈某1、叶某1一起出资成立某达物业服务有限公司，后更名为某震物业管理服务有限公司，2013年7月26日至2017年3月14日期间，叶某某在未经公司其他股东叶某1、许某同意的情况下，陆续以严某向公司借款的名义挪用某城小区业主交纳给公司的物业费、公共维修金等资金共计人民币2,958,663.4元归个人使用，期间叶某某陆续还款共计1,971,275元，至今仍有987,388.4元未归还。根据《中华人民共和国刑法》第二百七十二条之规定：“公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，挪用本单位资金归个人使用或者借贷给他人，数额较大、超过三个月未还的，或者虽未超过三个月，但数额较大、进行营利活动的，或者进行非法活动的，处三年以下有期徒刑或者拘役；挪用本单位资金数额巨大的，或者数额较大不退还的，处三年以上十年以下有期徒刑。”其中，审理金额的标准为：挪用资金超过三个月归个人使用或借贷给他人的数额在5万以上，非法活动数额在3万以上。未超过三个月，但数额较大的起点是10万元，非法活动的数额较大起点是6万元。最终，福建省松溪县人民法院作出判决，确定被告人叶某某犯挪用资金罪，判处有期徒刑十个月，并责令其退赔某凯震物业管理服务有限公司经济损失人民币987,388.4元。

　　本案中，叶某某虽受到了应有的法律制裁，然而物业公司运营及服务质量也因此受到影响，更应注意物业公司提供前期物业服务时，代管业主共有资金时的风险。根据《深圳经济特区物业管理条例》第五十一条之规定：“提供前期物业服务的企业应当自与建设单位签订前期物业服务合同之日起十日内，在与物业管理信息平台共享相关数据的银行(以下简称数据共享银行)设立用于存储业主共有资金的专门账户，作为业主共有资金共管账户。业主大会设立业主共有资金基本账户后十五日内，物业服务企业应当将业主共有资金转入业主共有资金基本账户，并撤销业主共有资金共管账户”等相关规定，物业服务企业除负有设立、管理业主共有资金共管账户的义务外，还应当负有定期与数据共享银行核对本物业管理区域业主共有资金账目并按季度公示、禁止侵占、挪用业主共有资金的义务。

　　结合上述案例及法律、法规规定，本文总结并列明物业服务企业管理共有资金的合规要点如下：(1)共有资金账户开设与监管：提供前期物业服务的企业应当自与建设单位签订前期物业服务合同之日起十日内，在与物业管理信息平台共享相关数据的银行(以下简称数据共享银行)设立用于存储业主共有资金的专门账户，作为业主共有资金共管账户。物业公司还应在业主大会决定或授权下，管理共有资金账户；(2)明确共有资金范围、使用与审批流程：物业公司使用业主共有资金需经业主大会决定或授权。通过制定本物业项目的共有物业和业主共有资金使用与管理办法和财务管理制度，明确共有资金的范围，使用和审批流程；(3)依法使用资金：共有资金的使用范围应包括物业服务费用、年度预算支出、财务审计费用等合法费用。物业公司在使用共有资金时，应当提前编制使用计划，提交业主大会审议通过后使用。对业主共有资金的大额资金(10万元以上)支出，应当提前十日公示资金支出需求。业主、监事会或者监事对大额资金的支出有异议的，应当在公示期内书面提出异议，账户开户单位应当书面答复异议并进行相关资金转账操作；(4)信息公开透明：共有资金账户信息应当按季度通过物业管理信息等平台向全体业主实时公开，接受业主监督，保障业主的知情权与监督权；(5)禁止挪用和非法投资：共有资金除银行储蓄或依法购买国债外，不得用于其他投资，不得借贷给他人或为他人提供担保。禁止挪用、侵占业主共有资金。

　　物业公司在管理业主共有资金时，应当严格遵守上述合规要点，确保资金的合法、合规使用，并接受业主大会和监委会的监督。合规不仅是底线，更是通往可持续发展与和谐社区的桥梁。