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[2017-04-07]实施办公场所安全计划的六个步骤

 

 实施办公场所安全计划的六个步骤

  文/约翰·谢弗

 

  大多数的企业、公司都会对其最宝贵的资产——员工表现出极高的关注度和保护意识,但是却无法采取足够的措施和必要的行动来支持这种意识。事实上,根据最近由斯塔普斯公司发起的设施专业从业人员调查数据,约有三分之二的员工表示,最近的一系列自然灾害并没有使其所属雇主对企业既有的安全计划进行审视和重新评估。

  许多企业和公司往往都在建立起原始的办公场所安全计划之后便将其“束之高阁”,不再对其更新,更严重的是不对其贯彻强制实施管理办法——这将不可避免地导致办公场所员工的意外受伤事件。企业管理层对下辖办公场所安全计划缺乏必要的关注,这一问题正变得越来越严重。根据美国劳动统计局的数据,全美范围内,每年有超过400万名员工在工作过程受到较为严重的意外伤害或罹患相应疾病。

  另一个让企业管理层感到无比纠结的问题是:如何才能为企业办公场所安全项目(包含安全保护型物资和培训等)创造出合理的预算规划。诚然,若论年度预算金额的大小,与办公场所安全计划相关的成本较其他建筑内部运营管理预算要低许多。即便如此,如果企业管理层过于忽视这部分“小占比”预算的话,亦将带来公众对办公场所安全计划的质疑。预算管理的缺失,将使运营中必需的安全物资和培训成本更加“随意化”,而在当前持续削减企业运营成本的大环境中,安全计划成本的过度提升和其对企业资金的过度占用将使安全计划项目成为众矢之的,这样,我们为安全计划项目作出的各种努力便会付诸东流。

  以下的六个步骤将帮助设施管理人员对办公场所安全计划所采取的措施和行动进行排序,并在真正对员工进行相关保护的同时,最大程度地创造盈余。

  一、理解安全可能带来的经济损失和经济价值

  办公场所内的员工受伤,其直接成本是非常容易被大家理解且量化的。这种直接成本包括急救室费用、医生到访费用、医疗帐单、处方费用、员工复原成本以及潜在的法律诉讼费用等。虽然我们都对这种直接成本有着非常深刻的理解,但是却不可避免地过度忽视间接成本。

  办公场所内的员工受伤,其导致的间接成本往往会达到直接成本的4倍还多!间接成本包括:对带班员工进行培训的成本、事故调查和补救措施实施成本、生产力损耗成本、损毁设备设施维护维修成本、员工士气低迷和旷工成本、企业声望损失和事故可能引发的媒体关注等。

  据美国国家安全委员会估计:导致员工长期或短期内无法进行工作的办公场所员工受伤事件的平均直接成本约为54,000美元。在这种情况下,如果我们假设意外事件导致的间接成本是直接成本的4倍,则其全部成本可达到270,000美元之多。在一家有着750名员工的公司中,平均每年会有8名员工在办公场所内受到“非致命但能够使员工暂时离开工作岗位”的伤害,则这些伤害事件带来的全部直接、间接成本综合将高达2,160,000美元。这一数目尚不包括美国职业安全和健康管理局对企业征收的5,250万美元的巨额罚款(该罚款项目经常针对最为基本的办公场所安全标准的失效,例如办公场所跌落防护失效、危险交通设备和呼吸防护失效等)。

  办公场所员工伤害会为企业利润带来巨大的震动,然而这仅仅是故事的一部分而已。最大的问题是,企业从哪里获得资金来覆盖办公场所内员工伤害的潜在成本呢?答案有三:一、企业必须压缩运营成本;二、企业必须通过业务创造更多利润;三、降低或彻底消除办公场所员工伤害事件。

  二、创造办公场所安全文化

  办公场所安全文化围绕着企业管理者和员工的价值观念,并帮助其确定和维持良好的、安全的工作方式。从某种角度上来说,办公场所的安全不应仅被视为管理运营的首要任务,而是应该有机地、自然而然地被植入办公场所文化的每一个细节中,并自上而下地通过决策者级别的关注和员工领导阶层而被传达到企业每一个部门中。

  办公场所安全计划对企业各个部门来说有着截然不同的接触点,所以我们必须根据不同部门各自的特点来规划和确保办公场所安全文化的支持度和部门参与度。设施管理人员必须能够提供强有力的论证,并据此告知所有的企业决策人员和领导人员,办公场所安全文化在企业日常运营、管理过程中和意外突发事件中能够起到关键作用。

  在这一过程中,设施管理人员不能急于冒进。首先应该进行办公场所风险评估,定位出高风险事故和突发事件发生情景。设施管理人员还应该通过彻底的办公场所危险元素分析和对现有安全措施进行评估等方法熟悉办公场所安全防护工具,并建立起能够推进企业运营性能的办公场所安全防护和管理框架。

  来自企业高级管理层的全力支持也是办公场所安全计划得以成功的关键。高级管理层必须保证“安全对于每一名员工都是最为重要的工作原则”的管理概念,贴近员工,并彻底消除大型企业中可能发生的企业内部政策执行障碍。

  除去企业高级管理层之外,办公场所安全计划与其他企业部门也有着不同的接触方式:

  人力资源部门

  每一个办公场所的员工人身安全或安全管理违章事件都需要人力资源部门对其进行详尽的记录,并与受到相关影响的员工进行管理层面的接触。在创造企业办公场所安全文化的过程中,人力资源部门也起着至关重要的作用。

  会计核算部门

  每一个企业部门、科室都应将办公场所安全包含在部门运营预算中,所以会计核算部门必须在办公场所安全计划中进行全局的资本核算,并确保企业、部门能够使用任何合理的资金来营造安全的办公场所环境和员工安全意识培训。

  法务部门

  办公场所内的员工伤害和安全违规都需要企业法务部门介入并对法律问题进行专业处理。要知道,即便是小型的办公场所员工受伤事件也会招致诉讼等法律程序,且法律程序经常需要几年的时间才能结束,极其耗时耗力。即便从法律上来说,企业自身可能并不存在管理错误和违规现象,相应的法律罚金仍会对企业的整体利润带来巨大的损失。同样的,法务部门也能够从法律角度极大地促进企业办公场所安全文化的生成。

  采购部门

  在企业整体运营范围内,采购部门有着最大的全局性影响力。采购部门必须以适当的价格采购正确的办公场所安全设备等物资,并确保员工可以在紧急状况下良好地使用这些物资。这对于企业整体范围内的员工安全项目是非常重要的一个环节。并且,由于其在供应链中的独特位置,采购人员也将是新型安全防护设备物资的最佳信息来源。

  所有企业部门之间的谐调性和一致性能够帮助企业管理人员跨越部门之间的交流壁垒并将办公场所安全计划抬升到全新的高度。所以,作为设施管理技术人员来,在我们努力营造良好的企业安全文化的同时,一定要将这些不同的各个关键部门有机地综合在一起,兵合一处,以求事半功倍。

  三、带动员工,武装员工

  在企业决策者和领导层为企业安全文化的营造做好所有准备之时,我们还必须将全部的企业员工带入安全项目的规划中来,以求获得全面项目的成功。在与企业员工进行沟通的时候,设备管理人员应该将员工安全问题描绘成一个持续性的完整流程,而不是仅仅为了使企业的运营过程符合特定法律规定的“面子工程”。此外,在向员工群体介绍全新的安全规定时,要根据特定员工群体的工作性质来表现具体规定能够带来的具体保护方式,而不应以“风靡一时”的方式给予抽象的介绍——务必使员工了解到,全新的办公场所员工安全机制将持续进行下去并获得企业决策者的足够重视,而并不会在简单介绍之后就再无人问津。

  提高员工参与度的最佳方法是教训和培训。员工群体必须明确其能够保证办公安全状态的行为准则,并为可能发生的意外状况和危机做好准备和预警方案。花费一定的时间对员工进行安全培训不仅能够防止员工意外伤害,也能从财务角度上节约大量的法律成本。

  设施管理人员应该通过召开办公场所安全会议的方式帮助企业员工集中地认识到能够最小化办公场所意外伤害、计划符合安全规程的工作方式等。这种会议可以实施双向的对话制度,以确定员工都能在每日上岗前清楚安全工作条例和工作流程。

  在能够得以实施的情况下,企业还要保持安全合规交流项目的通畅性并严格执行。企业员工有权得知哪些是企业高风险作业区域以及可能发生的各种意外事件,甚至明确在接触到有害化学物质以及其他潜在危害时如何保护自己。部门管理者还应在企业网站、告示板等位置明确地标记出所有有害物质和有害材料,并对员工进行有针对性的培训,督促其正确使用保护性设备和物资。

  四、办公场所员工受伤事件的发生原因和提前预警准备

  下一步即是定位办公场所内部员工意外受伤事件的各种产生原因,并针对这些原因设计出特定的安全计划以最大程度上降低意外事件的发生几率。例如,过度疲劳是大多数工作伤害发生的主要成因,意外状况的发生几率会随着工作时间的将拉长而大幅度提高。针对员工过度疲劳的情况,企业应该设定压力分散型的集群化办公模式,并充分应用符合人体工程学原理的办公设备、工具来避免员工人身健康风险。

  在紧急意外事件突发时,设施管理人员需要及时督促员工采取正确的保护性措施以确保个人生命财税安全,例如紧急人员疏散、提供庇护所、场地封锁等。我们固然不可能预知紧急状况、危机和危险的自然灾害等何时发生,所以设备管理人员必须制订出针对特定紧急事件的安全预警机制和员工自救计划,并指导企业员工正确地按照安全协议采取措施。

  鼓励员工巩固其安全意识是百利而无一害的,此外,我们还能够通过在高危作业区域设立提示牌或通过电子邮件对相关员工进行提醒的方式进一步加强预防性办公场所安全机制。

  五、优化员工意外伤害反应机制

  确保所有企业员工全年安全生产和工作,这种目标型“幻想”当然是十分美好的,却也是相对不现实的。对设施管理人员来说,最重要的工作是通过早期勘查和潜在问题的预防性补救来降低员工意外伤害事件的发生几率。为了达到这一工作目的,设施管理人员应该鼓励员工采取“抱怨式”的报告机制,并细致地进行排查。针对员工个体提出的意抱怨,应与涉事员工进行私人的秘密沟通,将员工群体带入具体问题的解决流程中来,并通过恰当的医疗评估和治疗来缓解员工的不舒适感。

  设施管理人员处理意外事件的反应方式和对其成因的分析方法对员工群体来说至关重要。在意外状况发生时,设施管理人员必须立即作出正确的反应并采取直接措施降低员工可能受到的人身健康伤害。快速的反应速度能够为参与到办公场所安全计划中的员工群体带来非常积极的影响。

  在接纳因公受伤、致残的员工时,设施管理人员还应根据具体的情况寻找能够帮助其重新开展工作的人体工程学辅助设备设计元素,并在受伤员工重返工作岗位之后记录相关辅助设备的高效性。虽然做好预防性措施并不能完全消除办公场所的意外事件,但能够在最短时间内作出正确的反应仍旧非常重要。

  六、追踪进展

  最后,设施管理人员还必须每隔一段时间就对办公场所内部发生的意外员工伤害事件的发生频率和严重程度进行记录和归档。对于那些“死里逃生”型的意外事件,我们不应心存侥幸,而是精准地发现潜在的危害并找出控制风险的具体办法。作为设施管理人员,我们要将事故调查程序当作办公流程的完善项目,而不是单纯的“查缺补漏”。

  正如前文所说,沟通是最重要的——我们要与企业的高级管理层、财务部门和采购团队进行全面的沟通,告知其办公场所安全计划资本支出的重要性和具体价值。对现有的安全规程的调整必然需要投资,而随着具备了越来越完善的意外事件预防和反应机制,我们可以说: “这些钱,花得真值。”

 

  摘自《现代物业·设施管理》

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